隨著信息化技術的發展，國家對招標采購過程監管力度的加大，企業自身對招標采購工作的及時性、計劃性、采購效果要求的提升，企業（尤其是央企、國企）由傳統手工、紙質方式向電子化、智能化、大數據化方式轉變已成為大多數企業的共識。但既有管理模式、采購思維、工作習慣等導致了許多企業招標采購業務在轉變過程中出現步子不快，深度不夠，廣度不全等問題。
一場突如其來的疫情，導致一些企業出現”雖有企業電子化采購平臺，但招標采購業務仍難正常開展”的尷尬局面，使企業清晰地認識到加快招標采購活動全流程、全方位電子化的必要性和緊迫性。
本文介紹“企業e招采”電子化采購平臺四用四替第一用——電子代替紙質，闡釋了如何將采購人從繁瑣、低效的工作中解脫出來，讓招標采購工作更高效、準確、智能。
一用電子代替紙質
二用CA代替簽章
三用手機代替PC
四用分散代替集中
1、用電子物資數據代替手工管理
生產類企業對于采購工作的管控從采購計劃開始，有的甚至直接關聯到銷售合同，怎樣做到物資的全過程管理是企業一直尋求解決的難題。我們系統提供全套的物資全過程的管控功能，實現物資全過程管控跟蹤。
2、用電子招標文件替代紙質文件
傳統招標文件編制，招采經辦人使用office等辦公軟件進行編制，不僅要關注招采過程，還要進行調整文件格式等工作，文件審核也較為繁瑣，還很容易出錯。
一些有經驗的經辦人會積累自己的招標文件模板，但無法實現“經驗”的共享。招標文件電子化、模板化就很好的解決這一問題，集中采購部門統一定制各類項目的招標文件模板，模板根據項目運行實際情況進行調整或者新增模板。
招標文件模板通過“挖空”的形式，使招標經辦人關注“符合性檢查項”、“評分標準”等個性化內容，減少對通用內容的關注，提高了工作效率的同時也減少了內控風險。
為了后期的審查和調用，招標文件一般要完整存檔15年。隨著項目的積累，人員的變動，這些紙質文件將面臨嚴峻的儲存和保管問題，需要有專門的保管辦法防止意外受損。而電子版文件存在服務器上，只占用硬盤空間，且服務器內容會進行備份，更符合企業的利益需求。
3、用電子質疑澄清替代紙質澄清
供應商收到項目采購邀請下載招標文件后，可在規定時間內在線填寫提交質疑信息，平臺即時提醒項目經辦人員查看項目質疑信息，項目經辦人員可實時在線單獨答復或公開回復，對質疑信息進行澄清，相比線下紙質質疑及澄清，提高了質疑澄清工作的效率。
4、用電子投標文件替代傳統紙質模式
投標人在家即可編輯投標文件。基于離線投標客戶端，投標人只需一臺電腦，無需聯網即可做標書，離線環境既安全又方便。在投標過程中根據招標人設置好的模板進行內容填充，每一項都有參考模板，每一項內容的輸入都有校驗，有效避免因實質性響應文件缺失而造成的廢標遺憾。制作完成的投標文件通過一鍵生成并證書加密，切實保護了文檔的安全。
5、用電子評標等模式文檔代替手工模式
系統按不同的采購方式設置評標報告模版，評委在線評審結束后，系統按評審結果自動生成評標報告內容，省去了評委大量的基礎工作，提高了評審效率。
尤其是一個項目有多個分包、多個評審小組的情況下，系統可按評審組分別生成相應的評標報告，無需評委再翻閱標書去核對項目分包信息、投標人名稱、報價、以及未通過符合性審查的投標人等內容。
6、用電子支付替代傳統支付模式
疫情期間，供應商可以通過電子支付實現標書費、投標保證金、中標服務費等采購類的財務付款。這樣既減少了使用現金到柜臺排隊轉賬的麻煩，也無需給招標單位遞送銀行匯款憑證，既提高了響應效率，也減少了外出感染的風險。
招標單位不用收取銀行匯款憑證，減少了面對面接觸的風險。通過電子支付實時到賬，可以實現財務數據和采購數據的聯通，系統自動對賬，減少工作失誤的風險，提高財務和采購的工作效率。
7、用電子保函替代紙質保函
相比傳統的紙質保函，電子保函與接口直接對接，具有辦理便捷、方便查驗真偽、全程電子留痕等優點。投標標人在線提交申請，采購系統自動跳轉保函平臺，投標人在保函平臺中辦理保函后，可下載獲取文件。
項目經辦人通過平臺獲取經辦項目的投標保證金交納情況時，自動包含電子保函相關數據。專家在項目評標評審階段，可以查看項目投標人的投標保證金交納及電子保函辦理的情況。項目結束后，項目經理發送退款指令，快速解凍。
8、用電子權威數據替代供應商資質證件現場審核
企業電子化采購系統與當前主流權威工商數據平臺天眼查、企查查數據對接。系統在線提供企業基本信息、經營情況、風險信息、資質證明、財務情況等權威數據信息，用戶直觀識別核對供應商注冊信息與權威信息的差異，便于用戶有效審定供應商。
權威渠道驗證、及時發現風險、規避風險，提升供應商管理水平，為采購工作提供更好服務保障。
9、用電子項目數據代替紙質查閱
企業電子化采購系統開發項目風險預警子系統，將項目管理要求內嵌入系統，遇到風險及時通過短信郵件等手段推送相關管理者。同時相關數據準確可追溯、不可抵賴促進企業內部監管模式由現場階段監管轉線上實時全程監管。及時發現風險、規避風險，提升監管管理水平，為采購工作提供更好服務保障。
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